Administracja publiczna w perspektywie technologii wirtualizacyjnych
Działalność organów administracji publicznej bez wsparcia systemów teleinformatycznych (TI), w tym stosowania aplikacji usprawniających wykonywanie zadań publicznych nie byłaby w stanie spełnić pokładanych w niej oczekiwań. Trudno też jest sobie wyobrazić nowoczesne, bezpieczne i dobrze zorganizowane państwo niekorzystające z nowoczesnych technologii informacyjnych. Czy jednak można pokusić się o stwierdzenie, że użytkowanie systemów teleinformatycznych przez organy administracji daje wymierne korzyści przy jednoczesnej redukcji kosztów funkcjonowania państwa i poprawie jakości obsługi obywatela?
Okazuje się, że główną barierą pozwalającą docenić rzeczywistą wartość technologii w pracy administracji jest nadmiernie resortowy charakter budowanych i utrzymywanych rejestrów publicznych, tworzących tzw. infrastrukturę informacyjną państwa. Systemy TI należące do różnych resortów i jak dotąd nieokiełzany model danych oraz realizowanych na nich funkcji sprzyja jedynie niezharmonizowanemu rozwojowi autonomicznych na pozór samowystarczalnych systemów należących do poszczególnych organów państwa. Brak lub ograniczone możliwości odzwierciedlenia, w zasobach informacyjnych, rozproszonych po ministerstwach i podległym im jednostkach, cech referencyjności i zależności danych, a także słaba dostępność gromadzonych informacji oraz dyskusyjna ich jakość nie mają żadnego waloru ekonomicznego przekładającego się na określoną gamę produktów oczekiwanych przez obywateli.
Nieskoordynowany rozwój rejestrów publicznych budowanych i rozwijanych przez poszczególne resorty w izolacji od innych oraz wynikający z resortowości zdecentralizowany charakter wszelkich zasobów TI, w tym centrów serwerowych i obliczeniowych oraz farm serwerów bazodanowych i aplikacyjnych, sprzyja jedynie wzrostowi kosztów ponoszonych na ich implementację i eksploatację. Konstatacji wymaga również fakt, że większość swojego czasu urzędnik poświęca na agregowanie danych znajdujących się w różnych resortowych rejestrach, a obywatel w kontaktach z organami publicznymi musi często płacić swoim czasem za rozproszony i niezintegrowany model infrastruktury informacyjnej państwa, ponieważ biega od urzędu do urzędu z wielką nadzieją, że otrzyma potrzebne mu informacje bądź zaświadczenie.
Jednym z wielu przykładów pokazującym brak przepływu danych pomiędzy rejestrami jest konieczność, w toku postępowania przetargowego, dostarczania urzędnikom przez przedsiębiorców wyciągów z KRS, zaświadczeń o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami. Czy przypadkiem nie powinno być tak, że to sami urzędnicy mogliby sobie takie dane sprawdzać w rejestrach? Czyż nie łatwiej byłoby jakby każdy taki ośrodek miał możliwość dostępu do rejestru utrzymywanego przez ZUS i sam sobie to sprawdzał?
Z pewnością byłoby taniej, bo liczba co roku ściętych drzew i nikomu niepotrzebnych wydruków jest olbrzymia. Co stoi w praktyce na przeszkodzie, aby taką usługę uruchomić, bo z pewnością nie problemy techniczne? Poza tym, czy ktokolwiek odważyłby się policzyć ile rocznie papierowych dokumentów jest wymienianych pomiędzy samymi urzędnikami tego samego i różnych resortów.
Nie trudno się domyśleć, że fundamentem do prac nad minimalizacją kosztów funkcjonowania administracji byłby zintegrowany model danych i funkcji odzwierciedlający zadania realizowane przez poszczególne resorty. Bez wątpienia pozwoliłoby to wyeliminować elementy zbędnej nadmiarowości gromadzonych informacji i być może tworzonych oraz utrzymywanych systemów TI i związanych z nimi centrów serwerowych. Nie można zapomnieć, że nadmiarowość danych i brak korelacji pomiędzy nimi zawsze generuje koszty. Projektując wspólny model danych i funkcji administracji publicznej w naturalny sposób podjęto by próbę optymalizacji wszystkich procesów biznesowych opisujących ich zadania poprzez wyeliminowanie nieporozumień na tle organizacyjnym i kompetencyjnym oraz nadmiernie rozbudowanej administracji i biurokracji.
Może to już czas spojrzeć na administrację jako całość, a nie przez pryzmat poszczególnych jej resortów i ich niezależności, co do tworzonych rejestrów i budowanych systemów informacyjnych, których przecież głównym zadaniem jest wspieranie pracy urzędników, przy jednoczesnej redukcji kosztów funkcjonowania państwa. Brak określenia jednoznacznych wymagań i strategii informatyzacji administracji powoduje, że mamy wiele systemów często realizujących podobne, jak i nie te same funkcje oraz gromadzących te same dane. Wciąż tworzone są przez poszczególne resorty nowe centra obliczeniowe i nowe lub modernizowane stare systemy TI. Co prawda podejmowane są próby wspólnego zagospodarowywania przestrzeni serwerowych i wykorzystywania mocy obliczeniowych przez wybrane ministerstwa, jednak jak dotąd prace te są znikome, aby mogły wpływać na obniżenie całkowitych kosztów (TCO) funkcjonowania administracji publicznej. Zastanawiające jest, czy jest aktualnie znany całkowity koszt funkcjonowania administracji (wszystkich resortów i jednostek im podległych) w obszarze systemów TI, tj. ich pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się na przestrzeni określonego czasu? Poza tym, ile tak naprawdę kosztują usytuowane w administracji, często dość rozbudowane, działy informatyki, zajmujące się budowaniem nowych systemów i ich rozwojem oraz bieżącą eksploatacją, często i tak wspieraną przez firmy zewnętrzne?
Skoro tak trudno jest określić zasady współdzielenia wszelkich zasobów TI, to może odpowiedzią przynoszącą wymierne korzyści w postaci redukcji kosztów i zwiększenia poziomu obsługi byłoby skorzystanie przez administrację z technologii wirtualizacyjnych, takich jak przetwarzanie w chmurze (cloud computing)? Już od jakiegoś czasu na rynku jest wiele platform udostępniających usługi tej klasy. Przykładami są tutaj rozwiązania oferowane przez: Google, Microsoft, Yahoo, Amazon, czy też IBM oraz HP, które od strony urzędów nie wymagałyby poniesienia kosztów inwestycyjnych oraz utrzymania, jakie się pojawiają w przypadku tradycyjnego modelu wdrażania systemów TI i rosną wraz z czasem oraz koniecznością aktualizowania oprogramowania.
Analizując rozproszony i heterogeniczny charakter systemów TI będących w posiadaniu poszczególnych resortów można zauważyć pewne wspólne cechy użytkowe determinujące dysponowanie analogicznymi usługami, takimi jak: poczta elektroniczna, arkusze kalkulacyjne, edytory tekstów, współdzielone kalendarze służące do organizacji czasu pracy, systemy obiegu dokumentów oraz wewnętrzne portale informacyjne itp. Nie można zapomnieć o systemach klasy ERP (Enterprise Resource Planning) zapewniających m.in. obsługę kadrowo-płacową, finansowo-księgową, a także prowadzenie gospodarki magazynowej, transportowej i zarządzanie nieruchomościami, które mogą być również dostępne za pośrednictwem technologii wirtualizacyjnych. Absolutnie nie byłoby potrzeby martwienia się o bieżące zapewnienie i konieczne rozbudowywanie centrów obliczeniowych, czy też systemów bazodanowych i aplikacyjnych.
Osobną, ale również niezwykle interesującą kwestią byłoby posiadanie zintegrowanego rozwiązania ERP dla całej administracji agregującego i konsolidującego wszystkie wydatki i pokazującego całą strukturę kosztów państwa wraz z wizualizacją odstępstw, ryzyk i pojawiających się trendów. Pod kliknięciem jednego klawisza byłyby informacje z zakresu posiadanych nieruchomości oraz innych aktywów, poniesionych wydatków w stosunku do zaangażowanych zasobów (w tym liczby urzędników), czy też pojawiających się zagrożeń i potencjalnych kierunków rozwoju oraz wiele innych raportów niezwykle cennych w efektywnym zarządzaniu państwem. Niewątpliwie pozwoliłoby to na bieżące analizowanie wszelkich wydatków związanych z funkcjonowaniem całej administracji nierzadko przy wykorzystaniu specjalizowanych algorytmów analitycznych i podejmowania działań, w celu usprawnienia pracy organów i optymalizacji funkcji kosztów.
Niewątpliwie warto zastanowić się nad przeniesieniem wybranych usług, dotąd świadczonych przy wykorzystaniu własnej infrastruktury TI , do rozwiązań klasy cloud computing. Nie trudno sobie wyobrazić, że firmy z sektora prywatnego, niespecjalizujące się w TI, ale potrzebujące narzędzi informatycznych do swojej działalności, nie budują swoich serwerowni, nie kupują serwerów i nie instalują na nich konkretnych aplikacji, ale korzystają z dobrodziejstwa rozwiązań wirtualizacyjnych. Tym samym nie mają potrzeby posiadania rozbudowanych działów informatyki, analizowania potrzeb w zakresie rozwoju posiadanego oprogramowania oraz utrzymywania serwerowni. Dlaczego by nie skorzystać z tej samej funkcjonalności na potrzeby administracji lub choć na początek wybranych jej jednostek np. w zakresie usług poczty elektronicznej, narzędzi pracy grupowej lub systemu planowania i zarządzania zadaniami?
W nowoczesnych firmach może zachodzić transformacja metod pracy i komunikacji, a praktycznie cała administracja ma z tym ciągły problem, albo nie widzi takiej potrzeby. A może każdy resort powinien być traktowany jak firma, która musi przynieść określony zysk przyczyniający się do wzrostu gospodarczego, poprawy bezpieczeństwa obywateli, czy też zdrowia obywateli. Pracujące w nich osoby byłyby rozliczane z wkładu jaki wnieśli w dany rozwój.
Zastosowanie modelu przetwarzania w chmurze podążającego za potrzebami swoich klientów pozwoliłby administracji na zoptymalizowanie zasobów technicznych i organizacyjnych m.in. poprzez:
- Wyeliminowanie konieczności zakupu licencji oraz instalowania i administrowania oprogramowaniem.
- Wykluczenie potrzeby budowania i utrzymywania centrów serwerowych, a być może także specjalizowanych sieci teletransmisyjnych zapewniających łączność pomiędzy urzędami i ich komórkami organizacyjnymi.
- Zrezygnowanie z zatrudniania rozbudowanych zespołów technicznych do utrzymywania i rozwoju systemów teleinformatycznych, przy jednoczesnym stworzeniu profesjonalnego zespołu biznesowego do definiowania i weryfikacji potrzeb użytkowników.
- Udoskonalenie i usprawnienie procesu komunikacji wewnątrz urzędów i pomiędzy nimi.
- Praktyczną analizę centralnego modelu danych i funkcji wykluczającego zbędne redundancje informacji i zduplikowane systemy TI.
Opierając narzędzia codziennej pracy na wirtualnym przetwarzaniu można mieć pewność, że rozwiązanie takie będzie wykorzystywało najnowsze technologie i na bieżąco będzie wzbogacane o co raz to nowsze funkcje niejednokrotnie poprawiające wydajność pracy. Ulokowanie w chmurze odpornego, elastycznego i bezpiecznego środowiska indywidualnej pracy urzędników, a w tym zapewnienie narzędzi pracy grupowej, dostępu do aplikacji, informacji i zasobów z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie pozwoliłoby zachować kontrolę nad kosztami i zwiększyć produktywność pracy. Mechanizmy współużytkowania zasobów, konferencje WWW i komunikatory zlokalizowane w chmurze oraz rozwiązania do archiwizacji wszelkiego typu informacji oraz chmura pamięci masowej pozwoliłby na ekonomiczne zarządzanie olbrzymimi zasobami informacji, współużytkowanie plików i pracę grupową docelowo w skali całej administracji.
Biorąc pod uwagę dojrzałość rozwiązań opartych na technologiach wirtualizacyjnych, podjęcie decyzji o zastosowaniu przetwarzania w chmurze dla krytycznych usług wpływających na bezpieczeństwo państwa i jego obywateli, związanych z ochroną infrastruktury krytycznej, wymagałoby przeprowadzenia specyficznych ekspertyz i analiz. Poza tym oddzielną kwestią jest również bezpieczeństwo tego typu rozwiązań. Czy jednak obawa dotycząca braku fizycznej kontroli użytkownika nad jego danymi znajdującymi się na niezależnym od niego serwerze, jest uzasadniona i może wykluczyć możliwość wdrażania tego typu rozwiązań w administracji? Czy rzeczywiście można jednoznacznie stwierdzić, że dane przechowywane w tradycyjnym modelu budowanych systemów TI są bezpieczniejsze, czy też jest to jedynie efekt przyzwyczajenia i swoistego wrażenia niepodpartego faktami?
Artykuł o podobnej treści ukazał się w IT w Administracji nr 6 (43) , str. 52-54, Czerwiec 2011 pod tytułem Z dużej chmury mały koszt.
