Cloud computing w dojrzałej administracji
Mamy już ponad pół miliona urzędników w Polsce, którzy do swojej codziennej pracy wykorzystują systemy teleinformatyczne (TI), w tym różnego rodzaju aplikacje usprawniające wykonywanie ich zadań publicznych. Do grupy najczęściej stosowanych rozwiązań TI można zaliczyć: pakiety biurowe z edytorem tekstu i arkuszem kalkulacyjnym na czele, pocztę elektroniczną, systemy finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe, systemy gospodarki magazynowej i transportowej itd. [1]. Nie można również zapomnieć o dostępie do Internetu, który niekoniecznie w większości przypadków służy urzędnikom do realizacji zadań publicznych.
W obszarze usprawnienia komunikacji robi się wiele, czasem z różnym skutkiem, ale jednak są tworzone i rozwijane platformy, takie jak np.: e-Deklaracje, e-Zdrowie, ePUAP, czy też wrota Podlasia, Małopolski, Warmii i Mazur, Pomorza i Świętokrzyskie, głównie mające wspierać kontakt obywateli z urzędami. A co z poprawą współpracy i wyjątkowo zacofaną technologicznie komunikacją pomiędzy urzędami?
Można znaleźć przypadki stosowania tele i wideokonferencji dla prowadzonych uzgodnień i realizowanych wspólnych zadań przez różne jednostki, ale ciągle jest ich mało. Na dzień dzisiejszy, poza systemami telefonii stacjonarnej i komórkowej oraz internetowej poczty elektronicznej, trudno znaleźć gotową zintegrowaną platformę umożliwiającą komunikację wewnętrzną jednostek administracji niezależnie od szczebla zarządzania. Przykładowo, istnieje system wideokonferencyjny na potrzeby wojewodów, ale już członkowie Rady Ministrów ze swoich gabinetów nie mają możliwości odbywania wirtualnych narad, nie wspominając już o podległych im wiceministrom i dyrektorom poszczególnych departamentów, którzy mnóstwo czasu poświęcają na przemieszanie się z jednego spotkania na inne. Analogiczna sytuacja zachodzi na szczeblu administracji samorządowej przez co nie ma możliwości zorganizowania tego typu posiedzeń pomiędzy urzędnikami jednostek samorządu terytorialnego a aparatem rządowym.
Być może jest to wynik potencjalnych niemałych kosztów jakie należałoby zainwestować w zintegrowanie wielu heterogenicznych rozwiązań TI, z którymi zmaga się informatyzacja polskiej administracji. Zakładając, że organy administracji publicznej nie są po to, aby wymyślać i budować rozwiązania teleinformatyczne, ale po to, aby stwarzać warunki do wykonywania funkcji ustrojowych, takich jak: obrona, bezpieczeństwo obywateli, administracja, w celu umożliwienia obywatelom godnego życia, a przedsiębiorą prowadzenia działalności gospodarczej, należałoby pomyśleć o wykorzystaniu potencjału rynku informatycznego w tym zakresie.
Świat technologii informacyjnych podąża w kierunku rozwiązań wirtualizacyjnych, w tym przetwarzania w chmurze (cloud computing) i nic nie stoi na przeszkodzie, aby administracja rozważyła możliwość skorzystania z tej ścieżki informatyzacji. Zaparte trzymanie się idei tworzenia rozwiązań TI na własnym podwórku w naturalny sposób prowadzi m.in. do:
- ograniczania rozwoju stosowanych rozwiązań w miarę wciąż wzrastających kosztów utrzymania zbudowanych systemów, co wynika z konieczności przeznaczania środków na eksploatację zamiast na rozbudowę i braku wiedzy, a czasem możliwości wdrożenia nowych przydatnych funkcjonalności,
- trudności w integracji poszczególnych rozwiązań i współdzielenia aktywów TI (np. licencji na oprogramowanie aplikacyjne i bazodanowe, przestrzeni dyskowej i serwerowej, mocy obliczeniowej, itd.), z uwagi na różnorodność eksploatowanych platform i resortowy charakter administracji,
- niewłaściwego oszacowania potrzeb w zakresie niezbędnych zasobów pamięciowych i mocy obliczeniowej (często występuje dość duża nadmiarowość w autonomicznych systemach użytkowanych w administracji), co wynika z celowego kupowania ich na wyrost z uwagi na posiadanie w danym momencie środków i braku perspektyw co do sfinansowania ewentualnej rozbudowy w przyszłości,
- tworzenia wielu systemów dublujących gromadzone dane i realizowane funkcje.
Poniżej pokazano zestawienie parametrów struktury kosztów dla konwencjonalnych (np. własna infrastruktura TI dostępna na żądanie) i zwirtualizowanych rozwiązań TI poprzez wyszczególnienie ich właściwości z punktu widzenia użytkownika.
Zamiast budować od początku nowe rozwiązania i integrować te, które już istnieją, ale są często dość przestarzałe, można by zacząć od platform wideokonferencyjnych i narzędzi pracy grupowej dostarczanych w ramach rozwiązań klasy cloud computing. Kolejno, można by zdecydować się na rozwiązania poczty elektronicznej, zintegrowanych systemów klasy ERP i obiegu dokumentów. Ostatecznie warto by się zastanowić nad zwirtualizowaniem, być może tylko wybranych, rejestrów publicznych, nawet jakby miało to tylko dotyczyć centrów pamięci masowych. Nie wydaje się, aby często podnoszony argument bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych przez poszczególne jednostki administracji miał decydujący wpływ na rezygnację z tego typu rozwiązań. Czyż wciąż ulepszane współczesne technologie zabezpieczeń, nie są w stanie w zadawalający sposób zapewnić poufności, integralności i dostępności gromadzonych informacji?
Zastosowanie rozwiązań przetwarzania w chmurze pozwoliłoby administracji na:
- zmniejszenie TCO związanych posiadaniem niezbędnej infrastruktury TI (serwerownie i znajdujący się w nich sprzęt i oprogramowanie) oraz zasobów kadrowych, szczególnie w obszarze wysokokosztowych specjalistów branży TI,
- optymalną utylizację zasobów, takich jak: centra obliczeniowe, serwery, licencje i jednoczesne korzystanie z przestrzeni obliczeniowej i pamięciowej takiej, jaka faktycznie jest potrzebna,
- sprawne wdrożenie zintegrowanych rozwiązań TI usprawniających pracę urzędników, np. poprzez wykorzystanie wspólnych narzędzi organizacji pracy oraz gromadzenia danych,
- wymuszenie współpracy systemów obiegu dokumentów zlikwidowałoby być może wiele nic nie wnoszących czynności wykonywanych obecnie przez urzędników w sumie dla samych siebie,
- budowanie kompetencji w obszarze zintegrowanych procesów obsługi obywatela i przedsiębiorców, w oparciu o sprawdzone rozwiązania dostępne na rynku.
Dla uściślenia rozważań dotyczących możliwości implementacji rozwiązań TI w administracji w oparciu o technologię przetwarzania w chmurze należy zwrócić uwagę na:
- elastyczność tej technologii (wiele sposobów wdrożenia) oraz określony i pewny serwis,
- wszędzie (wszechobecnie) dostępne zasoby sieciowe (ubiquitous network access),
- nieograniczony dostęp do zasobów (resource pooling).
Artykuł o podobnej treści ukazał się w Computerworld nr 10-2011 (10/926), str. 20, 5 kwiecień 2011 pod tytułem Cloud computing w dojrzałej administracji - na początek komunikacja.
[1] Podano na podstawie własnych obserwacji w kolejności od najczęściej używanych do dość rzadko spotykanych.
